Documentación de procesos

En la actualidad se cree que no es importante tener documentada la información de los procesos con las facilidades que se tiene sin embargo el uso de buenas prácticas de documentación para los procesos puede ser un de suma importancia para lograr el éxito en el correcto funcionamiento de la organización.

Tener documentado un proceso permite el análisis, la recopilación de datos, el diseño, el mapeo y rediseño de los procesos, que es la única manera de identificar las mejoras y conseguir los resultados esperados por la alta dirección.

La documentación nos permitirá definir los procesos actuales es decir en su forma AS IS y los procesos mejorados es decir TO BE.

A continuación, mostraremos algunos tips para tomar en cuenta en el momento de documentar: 

Identificar la cadena de valor: es la parte medular en la documentación de procesos para conocer los flujos y productos y servicios que se entregarán al cliente. 

No dividir el trabajo por departamentos: Los procesos no son lo mismo que los departamentos, no se requiere documentar con base a que tiene cada área, sino en los esfuerzos que hagan las diferentes áreas en conjunto para entregar el producto final al cliente. 

Escoger buenos indicadores: La elección de indicadores para medir la eficiencia de los procesos es de suma importancia para trabajar en lo que verdaderamente agrega valor. 

Documentar las oportunidades de mejora: Siempre se encontrarán formas de hacer mejor las actividades, puede participar cualquier colaborador de la empresa. Para identificar posibles puntos de mejora debemos detectar problemas y debilidades en cada etapa del proceso y es importante mantener un formato o canal para realizarlo. 

Planifique la documentación: Se debe realizar un cronograma para levantar la documentación, al menos cuando se inicia se puede ver como un montón de trabajo casi interminable, es más sencillo ir realizando entregas paulatinas. 

Reuniones efectivas: Para levantar la documentación es importante realizar reuniones para diseñar y mapear los procesos, se deben incluir solamente las personas que realmente trabajan y forman parte del proceso analizado, y puedan aportar su experiencia, dando información relevante que permita definir el proceso. 

Determinar el nivel de profundidad de la información: Es importante definir hasta que nivel se desea llegar con los documentos, depende de la empresa si quiere mantener información más gerencial o identificar a nivel de tareas la información levantada. 

Conseguir el apoyo de los niveles estratégicos: Es necesario que la alta dirección crea y se involucre en el levantamiento de documentación de procesos ya que se requiere el compromiso proporcionando horas de trabajo de los equipos implicados, salas de reuniones, equipos y recursos, para el éxito en la documentación.