Gestión por procesos

La Gestión por Procesos es una forma de organización, que difiere de la clásica organización funcional, en la que lo más importante es la visión de la satisfacción del cliente sobre las actividades de la organización. Los procesos definidos se gestionan de forma estructurada y se proponen ciclos de mejora continua. 

Para dicha mejora existen herramientas con las que se puede mejorar y rediseñar el flujo de trabajo para ser más eficiente y adaptado a las cambiantes necesidades de los clientes, considerando además la relación con los proveedores y demás partes interesadas. 

Identificar correctamente los procesos

Un proceso deberá cumplir con los siguientes parámetros para trabajar de manera correcta:

Los procesos deben tener un propósito claro.

Deberá tener entradas y salidas, donde se incluye los clientes, proveedores y producto final.

Dentro de los procesos se puede identificar actividades y tareas.

Para cada actividad se puede definir tiempos, recursos y costos.

Debe existir un responsable por el proceso.

El proceso mantendrá controles e indicadores.

Principios de la gestión por procesos

•La estructuración de la organización se encuentra sobre la base de procesos que están orientados a clientes.

•La estructura organizativa no es jerárquica sino se vuelve más plana.

•Las áreas funcionales pierden su individualidad y existen equipos multidisciplinarios trabajando en el proceso.

•Los directivos dejan de actuar como supervisores y entregan mayor empoderamiento a sus equipos de trabajo

•Los empleados trabajan para satisfacer las necesidades de sus clientes.

•Utilización de recursos para eliminar o disminuir actividades que no agregan valor.

¿Cómo implementar la gestión por procesos en una empresa? 

Se requiere las siguientes actividades:

• Compromiso de la dirección. Es importante que la alta dirección sea quien impulse esta gestión y se comprometa con el cambio y su impulso.

• Sensibilización y formación. Se debe conseguir que todos los colaboradores de la empresa se sientan comprometidos en este proceso y no obligados.

• Identificación de procesos. Mantener reuniones con el personal de la organización y clientes externos para realizar un inventario de procesos.

• Clasificación. Entre los procesos que se han identificado, hay que definir cuáles son los procesos de cadena de valor, estratégicos y de soporte.

• Relaciones entre procesos. Se debe establecer una matriz de la interacción entre procesos.

• Mapa de procesos. Es una forma ordenada de visualizar la relación entre los procesos.

• Establecer indicadores de resultados. Las decisiones se tienen que basar en información sobre los resultados alcanzados y las metas previstas, que permitirán analizar la capacidad de los procesos.

• Implementar el Ciclo PHVA para mantener resultados. Es necesario mejorar de acuerdo a lo indicado con los indicadores.